Fachübersetzung
Teil von Wie wähle ich einen Fachübersetzungsdienstleister für Exporte aus?
Unterlagen für den Übersetzungsauftrag: Pflichtangaben, Verständnishilfen und Vertraulichkeitsprüfung
Übersetzungsauftrag: Pflichtangaben, Terminologiequellen, Referenztexte, Geheimhaltung und Vertraulichkeitsprüfung nach DIN EN ISO 17100 und BDÜ-Musterverträgen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Fünf Pflichtangaben gehören in jede AnfrageUmfang, Sprachrichtung, Fachrichtung, Abgabetermin und fachlicher Ansprechpartner.
- Terminologielisten, Glossare und Referenztexte sichern eine einheitliche Wortwahl und sparen Rückfragen.
- Nach DIN EN ISO 17100 stellt der Auftraggeber alle Informationen bereit, die für die Bearbeitung nötig sind.
- Vor jedem Upload in Cloud-Werkzeuge steht die dokumentierte Vertraulichkeitsprüfung.
- BDÜ-Musterverträge regeln Geheimhaltung und Rechteübertragung schriftlich.
Pflichtangaben im Auftragspaket
Jeder Übersetzungsauftrag beginnt mit einer vollständigen Anfrage. Fehlen zentrale Angaben, fragt das Sprachbüro nach, und der Terminplan gerät ins Rutschen. Fünf Felder füllen Sie deshalb immer aus.
Die Norm DIN EN ISO 17100 fordert, dass der Auftraggeber alle Informationen bereitstellt, die für die Bearbeitung erforderlich sind. Der BDÜ rät Auftraggebern in seinen Hinweisen und Musterverträgen, Umfang, gewünschte Sprach- und Fachrichtung sowie den Abgabe- oder Veranstaltungstermin genau zu schildern.
| Feld | Beispiel BX-200 | Warum relevant |
|---|
Fünf Pflichtangaben pro Anfrage
- Umfang4.200 Wörter
- SprachrichtungDeutsch nach Englisch
- FachrichtungMaschinenbau
- Abgabetermin15. März
- AnsprechpartnerE. Weber
Das Beispiel Betriebsanleitung BX-200, 4.200 Wörter, Deutsch nach Englisch, Fachrichtung Maschinenbau, Abgabetermin 15. März, Ansprechpartner E. Weber ist eine eigene Übergabevorlage. Die Werte sind Annahmen und keine Vorlage aus den herangezogenen Quellen; jeder Auftraggeber ersetzt sie durch eigene Daten.
Die fünf Felder bestimmen Kalkulation und Terminplan. Ein zu knapp geschätzter Umfang führt zu Nachträgen, eine unklare Sprachrichtung zu falscher Besetzung. Notieren Sie die Angaben in der Anfrage und nicht erst nachträglich am Telefon.
Terminologiequellen und Referenztexte beilegen
Nach der Auftragserteilung stellen Sie dem Übersetzer alle Unterlagen bereit, die das Thema erschließen. Dazu zählen eine Terminologieliste, ältere Paralleltexte, ein Referenzkatalog oder beschriftete Zeichnungen. Ein Glossar mit 120 festgelegten Begriffen beendet Streit über die Wortwahl.
Referenztexte aus früheren Projekten zeigen, wie Begriffe und Formulierungen im Unternehmen üblich sind. Legen Sie außerdem fest, wer die Terminologie pflegt und freigibt. Ohne diese Zuständigkeit entstehen widersprüchliche Begriffe zwischen Anleitung, Katalog und Website.
Ein fachlicher Ansprechpartner im Unternehmen klärt Rückfragen während der Bearbeitung. Je genauer der Übersetzer über Erwartungen und Zielmarkt informiert ist, desto passender fällt der Text aus. Deshalb gehören Zielgruppe und gewünschte Ansprache ins Paket, soweit sie bekannt sind.
Schrittfolge von der Anfrage bis zum Bearbeitungsstart
Arbeiten Sie diese Punkte in der genannten Reihenfolge ab.
- Pflichtfelder ausfüllen und Unterlagen zusammenstellen.
- Dateien senden und den Eingang schriftlich bestätigen lassen.
- Angebot prüfen und fehlende Angaben nachreichen.
- Terminologie und Referenztexte übergeben, bevor die Bearbeitung startet.
- Vertraulichkeitsprüfung durchführen und das Ergebnis protokollieren.
Halten Sie jeden Schritt mit Datum fest. So lässt sich später belegen, wann welche Unterlage beim Dienstleister eingegangen ist.
Vertraulichkeitsprüfung vor dem Werkzeugeinsatz
Bevor Dateien in ein Cloud-Werkzeug hochgeladen werden, klären Sie den Schutzbedarf. Für vertrauliche Zeichnungen, nicht öffentliche Daten und Audiodateien gilt: nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Autoren in ein freigegebenes Werkzeug. Der DIHK erläutert in seinem Beitrag KI im Klartext, welche Pflichten beim Einsatz von KI-Werkzeugen für vertrauliche Daten gelten.
Die Einstufung nehmen Sie vor dem Upload vor, nicht danach. Öffentlich zugängliche Texte lassen sich leichter verarbeiten als interne Zeichnungen oder personenbezogene Daten. Bei Unsicherheit fragen Sie die Rechtsabteilung, bevor eine Datei das Haus verlässt.
Bei Übersetzungen für Exportgüter kommen Dokumentationspflichten hinzu. Germany Trade & Invest beschreibt in seinem Überblick zur Exportkontrolle, welche Anforderungen bei Ausfuhren greifen. Das BAFA listet in seinen Informationen zur Ausfuhrkontrolle die Dokumente auf, die bei genehmigungspflichtigen Ausfuhren vorzuhalten sind. Halten Sie im Übergabeprotokoll fest, welches Werkzeug für welche Datei freigegeben ist, damit die Entscheidung später belegbar bleibt.
Häufige Fragen
Reicht es, dem Übersetzungsbüro nur die Datei zu senden?
Nein. Ohne Umfang, Sprachrichtung, Fachrichtung, Termin und Ansprechpartner lässt sich der Auftrag nicht sauber einordnen. Rückfragen kosten Zeit.
Wann reiche ich Terminologie und Referenztexte nach?
Am besten mit der Anfrage, spätestens nach dem Angebot und vor dem Bearbeitungsstart. So fließen Glossar und Referenzen noch in die Kalkulation ein.
Darf ich vertrauliche Zeichnungen in ein Cloud-Tool hochladen?
Nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Autoren und nur in ein freigegebenes Werkzeug. Klären und dokumentieren Sie das vorab.
Was regeln die BDÜ-Musterverträge?
Sie halten Geheimhaltung, Nutzungsrechte und Haftung schriftlich fest. Prüfen Sie vor der Beauftragung, welche Vereinbarung zum Projekt passt.
Wer prüft die Vertraulichkeitseinstufung?
In der Regel die Fachabteilung gemeinsam mit Datenschutz oder Rechtsabteilung. Die Freigabe gehört ins Übergabeprotokoll.
