Was gehört in eine Dolmetscheranfrage für Kommunen?

Das Wichtigste auf einen Blick

Sprache, Dialekt und Gesprächsformat gehören in die erste Zeile der Anfrage.
Termin, Ort, Dauer und Aktenzeichen machen den Einsatz eindeutig zuordenbar.
Das Fachgebiet entscheidet über die nötige Qualifikation des Dolmetschers.
Vergütungsrahmen, Reisekosten und Stornofolgen regeln Sie vor der Beauftragung.
Hinweise zu Vertraulichkeit und Datenverarbeitung gehören in jedes Anschreiben.

Sprache, Termin und Format

Eine Anfrage ohne präzise Sprachangabe führt fast immer zu Rückfragen. Nennen Sie Ausgangs- und Zielsprache sowie die Varietät: Hocharabisch oder ein regionaler Dialekt, Dari oder Farsi, Tigrinya, Kurdisch in welcher Ausprägung. Auch die Schriftform gehört dazu, wenn Urkunden vorgelegt werden.

Legen Sie außerdem den Modus fest: konsekutives Dolmetschen für Gespräche, simultanes oder Flüsterdolmetschen für größere Runden. Bei Telefon- und Videodolmetschen brauchen Sie zusätzlich Angaben zur Plattform und zur Technik im Raum.

Die folgende Übersicht zeigt, welche Angaben den Kern jeder Dolmetscheranfrage bilden.

Angabe	Beispiel für die Eintragung
Sprachen	Arabisch (levantinischer Dialekt) nach Deutsch
Termin	Dienstag, 14. April, 9:30 bis 11:00 Uhr
Ort und Format	Rathaus, Raum 214, präsent; alternativ Videokonferenz
Fachgebiet	Anhörung der Ausländerbehörde, Sozialleistungsrecht
Aktenzeichen	32/2025-1187, Sachbearbeiterin mit Durchwahl

Seltene Sprachen sollten Sie drei bis vier Wochen vorher anfragen. Halten Sie außerdem fest, ob Wartezeit, Anreise oder eine Mindestdauer vergütet werden. Eine Stornoregelung schützt beide Seiten.

Fachgebiet und Qualifikation

Das Fachgebiet bestimmt, wen Sie anfragen. Für Anhörungen im Aufenthaltsrecht, Widerspruchsverfahren im Sozialrecht oder Bauanträge braucht es Terminologie aus dem jeweiligen Rechtsgebiet. Für Gerichte hält § 184 GVG: Gerichtssprache und Dolmetscher Deutsch als Gerichtssprache fest und regelt die Hinzuziehung von Dolmetschern.

Allgemein beeidigte oder ermächtigte Dolmetscher werden nach Landesrecht bestellt. Für Urkunden benötigen Sie Übersetzer, nicht Dolmetscher. Prüfen Sie, ob die Qualifikation für Ihr Verfahren ausreicht oder eine Zusatzqualifikation nötig ist. Bei heiklen Vorgängen sind Referenzen oder eine Probe sinnvoll.

Aktenzeichen, Beteiligte und Datenschutz

Aktenzeichen, Behörde und Durchwahl gehören in jede Anfrage. Notieren Sie außerdem, wie viele Personen teilnehmen und in welcher Rolle: Antragsteller, Begleitperson, Vormund, Rechtsanwalt. Kinder, traumatisierte Personen oder Menschen mit Hörbehinderung erfordern zusätzliche Vorkehrungen wie Gebärdensprach- oder Schriftdolmetschen.

Datenschutz ist Teil der Anfrage. Verlangen Sie eine Vertraulichkeitsverpflichtung vor Auftragserteilung, legen Sie Zweck und Löschfristen fest und prüfen Sie bei Videodolmetschen den Anbieter samt Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag. Grundsätzliche Hinweise zu Datenverarbeitung und Auskunftsrechten bündelt die Verbraucherzentrale zum Datenschutz.

Vergütungsrahmen und kommunale Vergaberegeln

Wie viel ein Dolmetscher kostet, hängt vom Auftrag und von der Rechtsgrundlage ab. Wird nach JVEG abgerechnet, gelten die dort festgelegten Sätze und Zuschläge. § 11 JVEG: Vergütung von Dolmetschern regelt Stundensätze und Zuschläge für Dolmetscherleistungen, für Übersetzungen greift § 9 JVEG. Nennen Sie in der Anfrage, welche Grundlage Sie anwenden und ob Reisekosten, Wartezeit oder Ausfallhonorar erstattet werden.

Kommunale Vergaberegeln geben den Rahmen vor. Je nach Bundesland und Kommune gibt es Wertgrenzen für Direktaufträge, Verhandlungsvergaben oder Rahmenverträge; oberhalb dieser Grenzen entscheidet die Zentrale Vergabestelle.

Eine kurze Prüfliste hilft vor dem Versand:

Sprache und Dialekt aus dem Vorgang oder durch Sprachkundige prüfen.
Termin, Ort, Dauer und Format bestätigen.
Fachgebiet, Qualifikation und Zahl der Teilnehmenden festhalten.
Vergütungsrahmen, Nebenkosten und Storno schriftlich nennen.
Vertraulichkeits- und Datenschutzhinweise beifügen.

Häufige Fragen

Reicht eine Anfrage per E-Mail?

Die formlose Anfrage ist üblich. Ob daraus ein Auftrag entstehen darf, regeln Ihre Vergaberegeln und die internen Wertgrenzen.

Muss ich immer nach JVEG abrechnen?

Nur wenn das JVEG für Ihren Auftrag gilt, etwa in gerichtlichen oder bestimmten behördlichen Verfahren. Sonst vereinbaren Sie die Vergütung vorher schriftlich.

Welche Vorlaufzeit sollte ich einplanen?

Für gängige Sprachen reichen ein bis zwei Wochen. Für seltene Sprachen und Gebärdensprache planen Sie drei bis vier Wochen ein.

Was passiert bei einem Ausfall?

Halten Sie Storno- und Ausfallregelungen vorab fest. Ohne Regelung riskieren Sie Diskussionen über Wartezeit und Anreise.

Muss der Dolmetscher eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben?

Bei sensiblen Vorgängen ist eine schriftliche Verpflichtung üblich. Sie belegt, dass Daten zweckgebunden und vertraulich behandelt werden.