Dolmetscheranfrage: Angaben für Kommunen

Das Wichtigste auf einen Blick

Sprache, Termin und Format

Eine Anfrage ohne präzise Sprachangabe führt fast immer zu Rückfragen. Nennen Sie Ausgangs- und Zielsprache sowie die Varietät: Hocharabisch oder ein regionaler Dialekt, Dari oder Farsi, Tigrinya, Kurdisch in welcher Ausprägung. Auch die Schriftform gehört dazu, wenn Urkunden vorgelegt werden.

Legen Sie außerdem den Modus fest: konsekutives Dolmetschen für Gespräche, simultanes oder Flüsterdolmetschen für größere Runden. Bei Telefon- und Videodolmetschen brauchen Sie zusätzlich Angaben zur Plattform und zur Technik im Raum.

Seltene Sprachen sollten Sie drei bis vier Wochen vorher anfragen. Halten Sie außerdem fest, ob Wartezeit, Anreise oder eine Mindestdauer vergütet werden. Eine Stornoregelung schützt beide Seiten.

Fachgebiet, Qualifikation und Rechtsgrundlage

Das Fachgebiet bestimmt, wen Sie anfragen. Für Gespräche im Sozialrecht, Widerspruchsverfahren oder Bauanträge braucht es Terminologie aus dem jeweiligen Rechtsgebiet.

Für kommunale Verwaltungsverfahren gilt § 23 VwVfG: Die Amtssprache ist Deutsch. Bei fremdsprachigen Eingaben soll die Behörde eine Übersetzung verlangen. Zieht sie selbst Dolmetscher oder Übersetzer hinzu, wird deren Vergütung nach dem JVEG in entsprechender Anwendung bemessen. Landesverwaltungsverfahrensgesetze enthalten gleichlautende Regeln. § 185 GVG betrifft dagegen das Gerichtsverfahren.

Allgemein beeidigte Dolmetscher führen die Landesjustizverwaltungen in einer bundesweiten Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank (justiz-dolmetscher.de), in der Sie nach Sprache und Ort suchen können. Für Urkunden benötigen Sie Übersetzer, nicht Dolmetscher. Bei heiklen Vorgängen sind Referenzen oder eine Probe sinnvoll.

Aktenzeichen, Beteiligte und Datenschutz

Aktenzeichen, Behörde und Durchwahl gehören in jede Anfrage. Notieren Sie außerdem, wie viele Personen teilnehmen und in welcher Rolle: Antragsteller, Begleitperson, Vormund, Rechtsanwalt. Kinder, traumatisierte Personen oder Menschen mit Hörbehinderung erfordern zusätzliche Vorkehrungen wie Gebärdensprach- oder Schriftdolmetschen.

Datenschutz ist Teil der Anfrage. Verlangen Sie eine Vertraulichkeitsverpflichtung vor Auftragserteilung, legen Sie Zweck und Löschfristen fest und prüfen Sie bei Videodolmetschen den Anbieter samt Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag. Für kommunale Stellen gelten die Datenschutzpflichten der DSGVO. Wenn ein Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag der Kommune verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich.

Vergütungsrahmen und kommunale Vergaberegeln

Legen Sie vorab fest, auf welcher Grundlage Sie abrechnen. Wird nach JVEG abgerechnet, gelten die dort festgelegten Sätze. § 9 JVEG regelt das Honorar der Dolmetscher: seit dem 1. Juni 2025 93 Euro für jede Stunde. § 11 JVEG regelt das Honorar für Übersetzungen, nach angefangenen 55 Anschlägen. Für editierbare Texte beträgt das Grundhonorar 1,95 Euro je angefangene 55 Anschläge.

Nennen Sie in der Anfrage, welche Grundlage Sie anwenden und ob Reisekosten, Wartezeit oder Ausfallhonorar erstattet werden. Aufträge, die vor dem 1. Juni 2025 erteilt wurden, richten sich noch nach dem alten Satz.

Kommunale Vergaben richten sich nach dem Landesrecht. Unterhalb der EU-Schwellenwerte ist häufig die UVgO maßgeblich. Für Dienstleistungen liegt der EU-Schwellenwert für kommunale Auftraggeber seit 1. Januar 2026 bei 216.000 Euro netto, darüber gelten GWB und VgV. Direktaufträge nach § 14 UVgO nennen als Grundwert 1.000 Euro netto, Bund und Länder legen häufig höhere Wertgrenzen fest. Fragen Sie bei Ihrer Vergabestelle nach der aktuellen Grenze und nach bestehenden Rahmenverträgen.

Eine kurze Prüfliste hilft vor dem Versand:

Häufige Fragen

Reicht eine Anfrage per E-Mail?

Die formlose Anfrage ist üblich. Ob daraus ein Auftrag entstehen darf, regeln Ihre Vergaberegeln und die internen Wertgrenzen.

Muss ich immer nach JVEG abrechnen?

Nur wenn das JVEG für Ihren Auftrag gilt, etwa in gerichtlichen Verfahren oder in entsprechender Anwendung nach § 23 VwVfG. Sonst vereinbaren Sie die Vergütung vorher schriftlich.

Welche Vorlaufzeit sollte ich einplanen?

Für gängige Sprachen reichen ein bis zwei Wochen. Für seltene Sprachen und Gebärdensprache planen Sie drei bis vier Wochen ein.

Was passiert bei einem Ausfall?

Halten Sie Storno- und Ausfallregelungen vorab fest. Ohne Regelung riskieren Sie Diskussionen über Wartezeit und Anreise.

Muss der Dolmetscher eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben?

Bei sensiblen Vorgängen ist eine schriftliche Verpflichtung üblich. Sie belegt, dass Daten zweckgebunden und vertraulich behandelt werden.