Wie wähle ich einen Fachübersetzungsdienstleister für Exporte aus?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Vier Wege stehen offen: freiberufliche Fachübersetzer über Verbandsverzeichnisse wie die Mitgliedersuche des BDÜ, ein eigener Sprachendienst, eine Übersetzungsagentur oder maschinelle Übersetzung mit Posteditierung.
• Große Agenturen wie TransPerfect, RWS, Lionbridge und Welocalize decken viele Sprachpaare ab. Mittelständische Häuser wie KERN AG Sprachendienste, EVS Translations und Transline arbeiten häufig enger mit dem Fachbereich zusammen.
• Verlangen Sie das Zertifikat nach DIN EN ISO 17100 mit Zertifizierungsstelle, Nummer, Geltungsbereich und Ablaufdatum, ausgestellt etwa von DIN CERTCO.
• Marktpreise liegen bei 0,12 bis 0,25 Euro netto pro Wort und 1,20 bis 2,50 Euro netto je Normzeile mit 55 Zeichen. Im Inland kommen 19 Prozent Umsatzsteuer hinzu.
• Testübersetzung, Glossar, Bindefrist von 30 bis 90 Tagen und eine Laufzeit von 12 bis 24 Monaten gehören in jede Ausschreibung.

Anbieterarten im Vergleich, mit Beispielen

Freiberufliche Fachübersetzer arbeiten direkt für Ihr Unternehmen und rechnen pro Wort oder Zeile ab. Bei wenigen tausend Wörtern im Jahr ist diese Variante meist die günstigste. Ausfallrisiko und Kapazitätsgrenzen tragen Sie selbst.

Solche Personen finden Sie über die Mitgliedersuche des Bundesverbands der Dolmetscher und Übersetzer (BDÜ) in Berlin, über ADÜ Nord für Norddeutschland oder über die internationale Plattform ProZ.com. Bei Urlaub oder Krankheit fehlt jedoch die Vertretung, und ein zweites Sprachpaar ist nicht abgedeckt.

Ein eigener Sprachendienst mit fest angestellten Übersetzern lohnt sich ab einem gleichmäßigen Volumen von mehreren tausend Wörtern pro Monat. Sie zahlen Gehalt statt Rechnung und halten Terminologie sowie Translation Memories selbst. Beispiele öffentlicher Sprachendienste sind der Sprachendienst des Auswärtigen Amts und die Generaldirektion Übersetzung der Europäischen Kommission. Auslastungsspitzen fangen Sie jedoch schwerer ab.

Übersetzungsagenturen, oft Language Service Provider genannt, bündeln Freelancer, Projektmanagement und Qualitätssicherung. Der Preis liegt häufig 20 bis 50 Prozent über der Direktbeauftragung. Dafür erhalten Sie feste Ansprechpartner und Ersatz bei Engpässen.

Zu den großen internationalen Anbietern zählen TransPerfect mit Sitz in New York, RWS aus Großbritannien, das 2020 SDL übernommen hat, Lionbridge aus Waltham in Massachusetts, Welocalize, Acolad aus Frankreich und Semantix aus Stockholm.

Für den deutschsprachigen Mittelstand sind kleinere Häuser oft passender, etwa KERN AG Sprachendienste in Frankfurt am Main, EVS Translations in Offenbach am Main, Transline in Ludwigsburg, die Apostroph Gruppe mit Sitz in Zürich oder LanguageWire aus Kopenhagen. Fragen Sie dort gezielt nach Referenzen in Ihrer Branche.

Maschinenübersetzung mit Posteditierung ist die vierte Option. Bekannte Systeme sind DeepL aus Köln sowie Smartling und Lokalise für Software und Websites. Das Verfahren passt für große Mengen interner Unterlagen wie Schulungsfolien. Für Verträge und technische Dokumentation mit Haftungsfolgen reicht es nur mit vollständiger Nachbearbeitung. Die DIN EN ISO 18587 beschreibt Anforderungen an dieses Verfahren.

Kriterium	Freelancer	Eigener Sprachendienst	Agentur
Sprachen	meist ein Sprachpaar	auf eigene Mitarbeiter begrenzt	viele Sprachpaare
Preisniveau	niedrig	mittel	20 bis 50 Prozent höher
Reaktion bei Engpass	eingeschränkt	von der Auslastung abhängig	Ersatz verfügbar
Gewährleistung	direkt beim Auftragnehmer	im Arbeitsverhältnis	vertraglich zugesichert
Beispiele	BDÜ-Mitglieder, ProZ.com	Auswärtiges Amt, EU-Kommission	TransPerfect, RWS, KERN AG

Mischmodelle sind verbreitet. Viele Mittelständler lassen laufende Serien von einem Freelancer betreuen und geben Sonderprojekte an eine Agentur. Das senkt den Preis und hält eine Rückfallebene offen.

Die Wahl hängt von drei Größen ab: Sprachpaare, Jahresvolumen und Haftungsrisiko. Ein einzelner Freelancer trägt kein Ausfallrisiko für Sie. Eine Agentur kostet mehr, deckt dafür aber auch kurzfristige Zusatzsprachen ab.

Zertifikate, Normen und Nachweise prüfen

Die DIN EN ISO 17100 ist die zentrale Norm für Übersetzungsdienstleistungen. Sie fordert eine Übersetzung durch eine qualifizierte Person, eine Revision durch eine zweite qualifizierte Person und dokumentierte Kompetenzen aller Beteiligten. Wer nur mit dem Hinweis "ISO-zertifiziert" wirbt, sollte die Normen einzeln benennen.

Prüfen Sie das Zertifikat selbst, nicht nur das Logo. Wichtig sind Zertifizierungsstelle, Zertifikatsnummer, Geltungsbereich und Ablaufdatum. Solche Zertifikate stellen unter anderem DIN CERTCO sowie verschiedene TÜV-Gesellschaften aus. Entscheidend ist, ob Ihr Sprachpaar und Ihr Fachgebiet abgedeckt sind. Manche Zertifikate gelten nur für einzelne Standorte.

Für vertrauliche Konstruktions- und Angebotsdaten ist die ISO/IEC 27001 wichtig. Sie belegt ein Managementsystem für Informationssicherheit. Die ISO 9001 steht für allgemeine Prozessqualität. Ob diese Nachweise ausschlaggebend sind, hängt von der Sensibilität Ihrer Exportunterlagen ab.

Fachliche Nachweise ersetzt kein Zertifikat. Fragen Sie nach Übersetzern mit technischem oder juristischem Studium, nach Referenzprojekten im gleichen Fachgebiet und nach gepflegten Glossaren. Ein Anbieter sollte benennen, welche Person Ihren Text übersetzt und welche ihn prüft.

Freiberufler sind selten nach DIN EN ISO 17100 zertifiziert, weil sich die Norm an Organisationen richtet. Prüfen Sie in diesem Fall die Qualifikationen einzeln: Studium, Fachkenntnisse, Referenzen und eine dokumentierte Revision durch eine zweite Person. Für Terminologiearbeit gibt es die Norm DIN 2342; der Fachverband tekom veröffentlicht dazu Leitlinien.

Beeidigte Übersetzer führen die Justizverwaltungen der Länder in Verzeichnissen, die je nach Land online abrufbar sind. Der DIHK bündelt in seinen Themenfeldern Hinweise zu Außenwirtschaft, Zoll und Recht. Solche Übersichten helfen, den Prüfaufwand für einen Anbietervergleich zu strukturieren.

Anbieter in fünf Schritten prüfen

1. Bedarf festlegen: Zielsprachen, Dokumentarten, Jahresvolumen, Termine und Haftungsfolgen der Texte.
2. Angebote vergleichen: einheitliche Abrechnungseinheit, Zuschläge, Mindestauftrag und Bindefrist.
3. Zertifikate und Referenzen anfordern: DIN EN ISO 17100 mit Geltungsbereich und Fachreferenzen im Zielland.
4. Testübersetzung vereinbaren: 300 bis 500 Wörter aus Ihrem echten Material, bezahlt und fachlich bewertet.
5. Vertrag klären: Geheimhaltung, Datenschutz, Terminologie, Nachbesserung, Haftung und Reaktionszeiten.

Die Testübersetzung ist der aussagekräftigste Schritt. 500 Wörter aus einer echten Betriebsanleitung kosten bei 0,20 Euro netto pro Wort rund 100,00 Euro netto, also 119,00 Euro brutto. Bewerten sollte die Person, die das Enddokument fachlich verantwortet.

Kalkulieren Sie Zuschläge ein. Eilzuschläge liegen häufig bei 20 bis 30 Prozent, Wochenendzuschläge ähnlich hoch. Für seltene Sprachpaare und beglaubigte Formate steigen die Preise stärker. Klären Sie vorab, ob Notargebühren oder Reisekosten separat abgerechnet werden.

Was in den Vertrag gehört

• Leistungsumfang: Sprachpaare, Dokumentarten, Lieferformate und verbindliche Bearbeitungszeiten.
• Qualitätssicherung: Revision durch eine zweite qualifizierte Person nach DIN EN ISO 17100.
• Geheimhaltung und Auftragsverarbeitung nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU.
• Preise: Abrechnungseinheit, Mindestauftrag, Zuschläge, Bindefrist und Preisgleitklausel.
• Nutzungsrechte an Translation Memory, Glossar und Terminologiedaten nach Vertragsende.

Der Vertrag sollte außerdem regeln, wer bei Streit über die Qualität entscheidet. Üblich ist ein Nachbesserungsrecht mit klarer Frist. Rechtliche Rahmenbedingungen für Exporttexte behandelt der Bereich Recht und Zoll von Germany Trade & Invest.

Beispielpreise für Fachübersetzungen

Die folgenden Spannen sind Marktwerte und dienen als Verhandlungsgrundlage. Sie ersetzen kein individuelles Angebot.

Leistung	Einheit	Preis netto	Preis inkl. 19 % MwSt.
Technische Dokumentation, Deutsch nach Englisch	pro Wort	0,12 bis 0,25 Euro	0,14 bis 0,30 Euro
Normzeile mit 55 Zeichen, gleiches Sprachpaar	pro Zeile	1,20 bis 2,50 Euro	1,43 bis 2,98 Euro
Posteditierung maschineller Übersetzung	pro Wort	0,05 bis 0,10 Euro	0,06 bis 0,12 Euro
Beglaubigte Übersetzung einer Handelsrechnung	pro Seite	40 bis 90 Euro	48 bis 107 Euro
Mindestauftragswert	pro Auftrag	30 bis 80 Euro	36 bis 95 Euro

Seltene Sprachpaare, Expressaufträge und beglaubigte Formate liegen über diesen Spannen. Die 19 Prozent Umsatzsteuer gelten für Rechnungen aus dem Inland. Bei einem Anbieter in einem anderen EU-Staat greift die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft; die Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer.

Der Preis hängt vor allem von Sprachrichtung, Fachgebiet und Termin ab. Technik und Recht kosten mehr als allgemeine Werbetexte, seltene Sprachrichtungen deutlich mehr. Große Volumen, wiederkehrende Texte und lange Vorlaufzeiten senken den Wortpreis.

Rechenbeispiel: Betriebsanleitung mit 12.000 Wörtern

Sie lassen eine Betriebsanleitung vom Deutschen ins Englische übersetzen. Bei 0,15 Euro netto pro Wort ergeben sich 1.800,00 Euro netto und mit 19 Prozent Umsatzsteuer 2.142,00 Euro brutto.

Dieselbe Menge entspricht rund 1.527 Normzeilen mit 55 Zeichen. Bei 1,40 Euro netto je Zeile sind das 2.138,00 Euro netto oder 2.544,22 Euro brutto. Die Abrechnung nach Wort ist hier günstiger, weil deutsche Komposita viele Zeichen tragen.

Angebote sind üblicherweise 30 bis 90 Tage bindend; lassen Sie die Bindefrist schriftlich bestätigen. Rahmenverträge laufen oft 12 bis 24 Monate mit Volumenstaffel, etwa 5 bis 15 Prozent Nachlass ab 50.000 Wörtern pro Jahr. Vereinbaren Sie zusätzlich eine Preisgleitklausel und kurze Kündigungsfristen.

Terminologie, Formate und Datenschutz

Ein Glossar senkt Kosten und Fehler. Lassen Sie Fachbegriffe, Produktnamen und Abkürzungen einmal verbindlich festlegen und in einer Datenbank pflegen. Ohne Glossar übersetzt jede neue Kraft Begriffe anders, und Ihre Außendarstellung wird uneinheitlich. Der Austausch zwischen Systemen läuft über die Formate TMX für Translation Memories und TBX für Terminologie.

Achten Sie auf die Lieferformate. Editierbare Dateien wie DOCX, XLIFF oder XML erlauben spätere Änderungen, PDF-Abgaben erschweren sie. Layoutarbeiten in Grafikprogrammen werden oft separat berechnet und sollten im Angebot stehen.

Bei personenbezogenen Daten greift die Datenschutz-Grundverordnung der EU. Klären Sie, wo Übersetzer arbeiten, ob Server in der EU stehen und wie die Auftragsverarbeitung geregelt ist. Eine Geheimhaltungsvereinbarung allein reicht für sensible Daten selten aus.

Fragen Sie nach Translation Memories und lassen Sie sich die Rabattregeln für Übereinstimmungen im Angebot zeigen. Legen Sie außerdem fest, wem Translation Memory und Glossar nach Vertragsende gehören und ob Sie die Daten in einem offenen Format erhalten. Der Wechsel zu einem anderen Dienstleister wird damit deutlich einfacher.

Exportdokumente, Zielsprache und rechtliche Vorgaben

Für Ausfuhren fallen regelmäßig Handelsrechnung, Packliste, Ursprungszeugnis, Konformitätserklärung und Sicherheitsdatenblätter an. Dazu kommen Verträge, AGB und technische Dokumentation. Welche Unterlagen Behörden verlangen, hängt von Ware und Zielland ab. Die Informationen zur Exportkontrolle von Germany Trade & Invest fassen die Pflichten zusammen.

Ursprungszeugnisse und Lieferantenerklärungen müssen formal korrekt sein, sonst verweigern Zollstellen die Präferenz. Lassen Sie solche Dokumente nur von Übersetzern mit Erfahrung in Zoll- und Außenwirtschaftsthemen bearbeiten. Prüfen Sie Warennummern und Beträge anschließend selbst.

Prüfen Sie die Zielsprache je Markt. Englisch genügt für viele Länder, in Frankreich, Spanien oder Brasilien verlangen Behörden und Kunden häufig die Landessprache. Länderspezifische Marktinformationen zeigen, welche Sprachfassung Kunden im Zielmarkt erwarten. Ohne korrekte Sprachfassung riskieren Sie Verzögerungen bei der Zulassung.

Für amtliche Dokumente brauchen Sie oft eine beglaubigte Übersetzung. Zuständig sind in Deutschland beeidigte oder allgemein ermächtigte Übersetzer, die von Gerichten bestellt werden. Manche Staaten verlangen zusätzlich eine Legalisation oder eine Apostille.

EU-Regeln gelten als solche und sind von nationalen Vorgaben zu trennen. Für Maschinen löst die EU-Maschinenverordnung 2023/1230 ab dem 20. Januar 2027 die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab. Technische Unterlagen müssen dann in einer amtlichen Sprache des Mitgliedstaats vorliegen.

Für Messen, Audits und Vertragsverhandlungen brauchen Exportteams Dolmetscher. Als Beispielrechnung: 800,00 Euro netto je Dolmetscher und Tag ergeben mit 19 Prozent Umsatzsteuer 952,00 Euro brutto, zuzüglich Reisekosten. Hinweise zu Außenwirtschaft, Zoll und Lieferketten bündelt der DIHK in seinen Themen zum internationalen Handel.

Häufige Fragen

Reicht Maschinenübersetzung für Exportdokumente?

Für interne Zwecke meist ja. Für Verträge, Sicherheitsdatenblätter und technische Dokumentation mit Haftungsfolgen nur mit vollständiger Posteditierung durch qualifizierte Übersetzer. Die DIN EN ISO 18587 beschreibt Anforderungen an dieses Verfahren.

Woran erkenne ich, ob ein Anbieter mein Fachgebiet abdeckt?

Fragen Sie nach Referenzprojekten im gleichen Fachgebiet und Sprachpaar, nach den Qualifikationen der Übersetzer und nach Beispielglossaren. Ein bezahlter Test mit echtem Material sagt mehr als jede Referenzliste.

Muss der Dienstleister in Deutschland sitzen?

Nein. Entscheidend sind Zertifikate, Referenzen, Datenschutz und Erreichbarkeit. Bei Anbietern in anderen EU-Staaten greift die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft. Große Agenturen arbeiten ohnehin über Standorte in mehreren Ländern.

Was kostet eine beglaubigte Übersetzung für den Zoll?

Rechnen Sie mit 40 bis 90 Euro netto je Seite, inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer also 48 bis 107 Euro. Notarkosten, Legalisation und Apostille kommen hinzu, wenn der Zielstaat sie verlangt.

Wie lang sollte ein Rahmenvertrag laufen?

Üblich sind 12 bis 24 Monate mit Volumenstaffel und Preisgleitklausel. Eine Kündigungsfrist von drei Monaten hält den Wechsel offen, ohne den aufgebauten Terminologiebestand zu verlieren.